Was in solchen Situationen passieren kann

Wenn jemand Unterlagen aus der eigenen Patientenakte benötigt – etwa für eine Pflegegrad-Einstufung durch den Medizinischen Dienst (MDK) –, ist man auf eine vollständige und korrekte Zusammenstellung dieser Dokumente angewiesen. Es kann vorkommen, dass ausgehändigte Aktenunterlagen ungeordnet sind oder versehentlich Dokumente anderer Personen enthalten. Solche Fehler können aufwendige Folgeschritte verursachen und betreffen den Datenschutz – also den Schutz persönlicher Gesundheitsdaten – aller Beteiligten.

Was in einer ähnlichen Situation helfen kann

Wer Unterlagen aus der eigenen Patientenakte anfordert, kann einige Schritte unternehmen, um den Prozess zu erleichtern und Fehler frühzeitig zu erkennen.

• Vollständigkeit und Zugehörigkeit prüfen: Es ist möglich, die erhaltenen Unterlagen kurz durchzusehen und zu prüfen, ob alle enthaltenen Dokumente den eigenen Namen und das eigene Geburtsdatum tragen. Wer dabei Dokumente findet, die einer anderen Person zuzugehören scheinen, kann dies direkt in der Praxis ansprechen: „In den Unterlagen befinden sich Dokumente, auf denen nicht mein Name steht – können Sie das bitte prüfen?“
• Digitale Bereitstellung anfragen: Seit 2023 haben Patientinnen und Patienten in Deutschland das Recht, Auskünfte aus ihrer Akte auch in einem gängigen digitalen Format zu erhalten. Es ist möglich, bei der Anfrage direkt nach einer digitalen Version zu fragen – etwa als PDF per E-Mail oder auf einem Speichermedium.
• Eine Begleitperson oder vertraute Person hinzuziehen: Gerade wenn es um umfangreiche oder zeitkritische Unterlagen geht, kann es hilfreich sein, eine Vertrauensperson mitzubringen oder um Unterstützung zu bitten – etwa beim Sichten, Sortieren oder Digitalisieren der Dokumente.
• Den Datenschutzverstoß melden: Wenn Dokumente anderer Personen in der eigenen Akte enthalten sind, handelt es sich um einen Datenschutzvorfall. Es ist möglich, diesen bei der zuständigen Datenschutzbehörde des jeweiligen Bundeslandes zu melden. Die Kontaktdaten finden sich auf den Webseiten der Landesbeauftragten für Datenschutz.

Worauf Sie achten können

• Tragen alle Seiten der ausgehändigten Unterlagen den eigenen Namen und dasselbe Geburtsdatum?
• Wurde angegeben, für welchen Zeitraum und welche Behandlungen die Akte zusammengestellt wurde – und erscheint die Zusammenstellung vollständig?
• Ist die digitale Einreichung beim MDK oder einer anderen Stelle geplant? Dann lohnt es sich, die Frage nach einer digitalen Bereitstellung bereits bei der Anfrage zu stellen.
• Gibt es eine Vertrauensperson – etwa ein Familienmitglied oder eine Person aus dem sozialen Umfeld –, die bei der Sichtung und Weiterverarbeitung der Unterlagen unterstützen kann?